LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Hoy estoy en un proceso de capacitación y es importante comentar con ustedes esta información, espero que les agrade esta reflexión. Retomé conceptos que hace algunos años tuve interacción con ellos y la base de esta reflexión es la “LEY GENERAL DE ARCHIVOS” en México, Veamos las definiciones a continuación.
El objeto de la “LEY GENERAL DE ARCHIVOS” es:

“Establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios”

LEY GENERAL DE ARCHIVOS, Última reforma publicada DOF 19-01-2023.

Para le reflexión comentemos los diferentes tipos de archivo:

Fuente: Curso: “Clasificación y Control de archivo”, DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEL TECNM, HAYDEE ALEJANDRA GÁMEZ CARPIZO.

En la era digital en la que vivimos, la información se ha convertido en uno de los activos más valiosos para las organizaciones. La gestión adecuada de los archivos y la cultura de archivo en el trámite se han vuelto indispensables para garantizar el flujo eficiente de la información, la toma de decisiones fundamentadas y el cumplimiento de las obligaciones legales. Sin embargo, a pesar de su importancia, muchos líderes y empleados aún subestiman la relevancia de la archivonomía y los procesos de organización de archivos. Esta publicación tiene como objetivo crear conciencia sobre la cultura de archivo en el trámite de una organización, destacando su impacto positivo en la eficiencia y el éxito empresarial.

Para ello es importante comentar que:

Archivonomía: La disciplina olvidada

La archivonomía es la disciplina encargada del estudio y la gestión de los archivos. A menudo, es una práctica subestimada y relegada a un segundo plano dentro de las organizaciones. Sin embargo, es esencial comprender que los archivos son la columna vertebral de la información y su correcta organización facilita la toma de decisiones, el acceso rápido a datos relevantes y la reducción de riesgos legales.

Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY-NC

La importancia de la cultura de archivo.

La cultura de archivo se refiere a la conciencia colectiva dentro de una organización sobre la importancia de los archivos y la adopción de prácticas adecuadas para su gestión. Una cultura de archivo sólida implica promover la responsabilidad compartida, la capacitación constante y el establecimiento de políticas claras de gestión documental.

Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY

Beneficios de una cultura de archivo sólida.

1. Eficiencia en la búsqueda de información: Una adecuada organización de los archivos permite un acceso rápido y eficiente a la información relevante, lo que agiliza los procesos de trámite y mejora la productividad de los empleados.
2. Toma de decisiones informada: Contar con archivos confiables y actualizados facilita la toma de decisiones basadas en datos verificables, lo que reduce los riesgos asociados a la falta de información precisa.
3. Cumplimiento legal: La cultura de archivo garantiza el cumplimiento de las leyes y regulaciones relacionadas con la retención y disposición de documentos, evitando sanciones y problemas legales futuros.
4. Preservación del conocimiento: Los archivos organizados y accesibles aseguran la preservación del conocimiento institucional a largo plazo, incluso ante cambios de personal o estructuras organizativas.

Pasos para fomentar una cultura de archivo sólida:

1. Sensibilización y capacitación: Es fundamental educar a los empleados sobre la importancia de la archivonomía y los procesos de organización de archivos, impartiendo capacitaciones y talleres para promover buenas prácticas.
2. Políticas claras: Establecer políticas de gestión documental que definan los procedimientos de archivo, la clasificación, la retención y la disposición adecuada de los documentos.
3. Tecnología y automatización: Utilizar herramientas tecnológicas y soluciones de gestión documental para facilitar la organización, el acceso y la preservación de los archivos.

Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY

Compromiso y participación de todos los niveles.

La cultura de archivo no puede ser impulsada únicamente por el departamento de archivos o por un grupo selecto de empleados. Es crucial fomentar el compromiso y la participación de todos los niveles de la organización. Esto implica que los líderes establezcan el ejemplo, brinden recursos adecuados y promuevan activamente la importancia de la gestión documental.

Monitoreo y mejora continua.

La cultura de archivo no es estática, sino que evoluciona junto con la organización y las necesidades cambiantes. Es necesario establecer mecanismos de monitoreo y evaluación para identificar áreas de mejora, corregir posibles deficiencias y adaptar los procesos de archivo a medida que la organización crece y se transforma.

Para finalizar comentemos que; la cultura de archivo en el trámite es un factor determinante en el éxito y la eficiencia de una organización. La adecuada gestión de los archivos y la conciencia sobre su importancia garantizan un acceso rápido a la información, una toma de decisiones informada, el cumplimiento de obligaciones legales y la preservación del conocimiento institucional.

Promover una cultura de archivo sólida requiere de compromiso, capacitación, políticas claras y el uso de tecnología adecuada.

Es responsabilidad de todos los miembros de la organización reconocer el valor de los archivos y trabajar en conjunto para promover su correcta gestión. Solo a través de una cultura de archivo robusta podemos construir organizaciones más eficientes, responsables y exitosas en el mundo moderno de la información.
Si no tienes contacto con esta temática o practicas de archivo en trámite, te recomiendo los siguientes documentos para estudiar en esta área.

Llista de referencias bibliográficas:

• Archivo General de la Nación (AGN). (2010). Manual de Archivonomía: Archivística para usuarios. México, D.F.: AGN.
• Ley General de Archivo, Última reforma publicada DOF 19-01-2023.
• Ceballos Escalera, A. (2009). Archivonomía. México, D.F.: Limusa.
• Cruz Mundet, J. R. (2012). Manual de archivística. Madrid: Ediciones Trea.
• González Sánchez, M. A. (2003). La archivonomía: estudio teórico y metodológico de los archivos. México, D.F.: Universidad Nacional Autónoma de México.
• Jiménez Carrasco, M. T. (2009). Gestión de archivos. Madrid: Ediciones Pirámide.
• Ladrón de Guevara, A., & González Quintanilla, M. (2010). La gestión documental y los archivos en la administración pública federal. México, D.F.: Instituto Nacional de Administración Pública.
• Limón Olvera, J. A. (2016). Los archivos en México. México, D.F.: Universidad Autónoma Metropolitana.
• Paniagua Rojano, F. J. (2008). Los archivos de México: pasado y presente. México, D.F.: Instituto Nacional de Antropología e Historia.
• Pascua Sánchez, J. (2014). Archivística general: teoría y práctica. Barcelona: Editorial UOC.
• Vázquez Marín, J. A. (2013). Archivonomía: guía para el análisis, valoración y gestión de documentos en archivos de administración. México, D.F.: Instituto Nacional de Administración Pública.

¡Comparte este contenido, sígueme en las redes sociales y suscríbete al Blog!