Temas clave:

• ¿Cómo se define el concepto de Auditoría?
• ¿Qué es una auditoría que agrega valor a un sistema de gestión y a la organización?
• Formación del equipo auditor es deficiente.

Hoy quiero dedicar mi tiempo a un tema crucial en una organización: la auditoría de los sistemas de gestión implantados. Un proceso de auditoría, en su máxima expresión, debe añadir un valor significativo que fomente un ambiente de mejora continua. A continuación, exploraremos cuatro puntos clave en este contexto.

Concepto de Auditoría

De acuerdo con la norma ISO 9000:2015, una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para evaluar si se cumplen los criterios de auditoría.

Propósito de una Auditoría en un Sistema de Gestión

El propósito de una auditoría en un sistema de gestión es evaluar de manera objetiva, sistemática e imparcial si los procesos, políticas y actividades de una organización cumplen con los requisitos establecidos por normas internacionales, reglamentos legales, políticas internas o acuerdos contractuales. Este proceso no solo verifica el cumplimiento, sino que también identifica oportunidades de mejora que fortalecen el sistema y contribuyen de manera significativa al logro de los objetivos organizacionales. Es crucial destacar que en una auditoría no se auditan PERSONAS; se evalúan sistemas y procesos para impulsar la excelencia organizacional.

¿Qué es una auditoría que agrega valor a un sistema de gestión y a la organización?

Una auditoría que agrega valor no es simplemente un mecanismo para detectar errores o garantizar el cumplimiento de requisitos. Es una poderosa herramienta estratégica que empodera a la organización para descubrir áreas de mejora, capitalizar oportunidades y transformar sus procesos, permitiéndole alcanzar sus metas con una eficiencia y efectividad extraordinarias.

Normas ISO: https://www.iso.org/es/normas

En palabras sencillas, una auditoría que agrega valor:

Va más allá de cumplir con las normas:

• No solo evalúa si todo está «en regla», sino que busca cómo hacer que los procesos sean más ágiles, efectivos y beneficiosos para la organización.

1. Identifica oportunidades de mejora:
   • Los auditores no solo señalan problemas o no conformidades, también destacan aspectos que podrían optimizarse para mejorar el desempeño del sistema.
2. Promueve la mejora continua:
   • Una buena auditoría impulsa cambios que ayudan a la organización a adaptarse a los desafíos, aprovechar nuevas oportunidades y prevenir problemas futuros.
3. Contribuye a los objetivos estratégicos:
   • Ayuda a alinear los procesos operativos con los objetivos de la organización, asegurando que el sistema de gestión no sea solo un requisito, sino una herramienta para el éxito.
4. Fortalece la confianza y la credibilidad:
   • Una auditoría efectiva muestra a clientes, socios y empleados que la organización se toma en serio la calidad, la sostenibilidad o cualquier otra área que audite.
5. Fomenta el aprendizaje organizacional:
   • Todos los involucrados en la auditoría aprenden más sobre cómo funcionan los procesos y qué se puede hacer para mejorarlos.
6. Reduce riesgos y mejora el desempeño:
   • Ayuda a identificar posibles problemas antes de que se conviertan en grandes fallas y asegura que los recursos se usen de manera eficiente.

Resaltemos que una auditoría que agrega valor no se limita a una simple revisión de los aspectos deficientes; se trata de un proceso integral que permite a la organización mejorar, ser más competitiva y alcanzar sus objetivos de manera más eficiente, beneficiando así a todas las partes involucradas.

¡Suscríbete!

Formación del equipo auditor es deficiente

Cuando la formación del equipo auditor es deficiente o los auditores priorizan intereses personales sobre los principios de auditoría y el código de ética establecidos en la norma ISO 19011, el valor que agrega una auditoría al sistema de gestión puede verse gravemente afectado de las siguientes maneras:

Equipo Auditor

1. Falta de Credibilidad en los Resultados

• Impacto:
  Si los auditores no están bien capacitados, pueden cometer errores en la recopilación o interpretación de la evidencia. Esto genera dudas sobre la validez de los hallazgos y conclusiones.
• Resultado:
  Los responsables del sistema de gestión y las partes interesadas pueden perder confianza en el proceso de auditoría.

2. Sesgos e Imparcialidad Comprometida

• Impacto:
  Los auditores que anteponen intereses personales o prejuicios comprometen la objetividad. Esto puede resultar en hallazgos injustos o en la omisión intencional de problemas importantes.
• Resultado:
  Se afectan decisiones críticas que podrían haber mejorado el sistema, y se corre el riesgo de implementar acciones correctivas innecesarias o insuficientes.

3. Identificación Incompleta o Incorrecta de No Conformidades

• Impacto:
  Un equipo auditor con formación deficiente puede no identificar no conformidades importantes o clasificarlas de manera inadecuada.
• Resultado:
  • Las áreas de alto riesgo permanecen desatendidas.
  • El sistema de gestión puede seguir operando con debilidades críticas que comprometan su efectividad.

4. Falta de Enfoque en la Mejora Continua

• Impacto:
  Los auditores mal preparados pueden centrarse únicamente en verificar el cumplimiento normativo y pasar por alto oportunidades de mejora para optimizar procesos.
• Resultado:
  El sistema de gestión no aprovecha todo su potencial para evolucionar y adaptarse a las necesidades organizacionales.

5. Deterioro de la Relación con los Auditados

• Impacto:
  Una auditoría realizada sin profesionalismo puede generar fricción entre los auditores y los auditados debido a:
  • Falta de comunicación clara.
  • Actitudes inapropiadas, como juicios personales o autoritarismo.
• Resultado:
  Los auditados pueden percibir la auditoría como un proceso hostil o punitivo, disminuyendo su colaboración y su compromiso con las acciones de mejora.

6. Riesgo de Incumplimiento Legal o Normativo

• Impacto:
  Si los auditores no entienden completamente los requisitos legales y normativos aplicables, la organización puede pasar por alto el cumplimiento de aspectos críticos.
• Resultado:
  Se generan riesgos legales, sanciones y daños a la reputación organizacional.

7. Desperdicio de Recursos Organizacionales

• Impacto:
  Una auditoría ineficiente consume tiempo y recursos financieros sin proporcionar beneficios tangibles para el sistema de gestión.
• Resultado:
  La alta dirección puede percibir la auditoría como una actividad innecesaria, lo que reduce su apoyo a futuros procesos de auditoría.

8. Pérdida de Oportunidades de Mejora Estratégica

• Impacto:
  Auditores mal capacitados pueden carecer de la visión necesaria para alinear los hallazgos con los objetivos estratégicos de la organización.
• Resultado:
  El sistema de gestión permanece estancado, sin aprovechar las auditorías como motor de cambio positivo.

9. Daño a la Reputación del Proceso de Auditoría

• Impacto:
  Los comportamientos poco éticos de los auditores dañan la percepción del proceso de auditoría en la organización y con las partes interesadas externas.
• Resultado:
  El proceso de auditoría es percibido como poco fiable y de bajo valor.

10. Incumplimiento con los Principios de Auditoría y Ética

• Impacto:
  Los principios de auditoría como la integridad, imparcialidad y confidencialidad son pilares fundamentales para generar valor. Ignorarlos compromete la calidad de la auditoría.
• Resultado:
  Se pierde el propósito principal de la auditoría: evaluar y mejorar efectivamente el sistema de gestión.

Conclusión

Cuando el equipo auditor no está adecuadamente formado o antepone sus intereses personales, no solo se compromete el valor de la auditoría, sino también la capacidad de la organización para mejorar, cumplir con las normas y alcanzar sus objetivos estratégicos. Por ello, es fundamental invertir en la formación continua del equipo auditor, fomentar el compromiso con los principios de auditoría y el código de ética, y garantizar que el proceso se realice con profesionalismo y objetividad.

¡Suscríbete!

Deja un comentario:

Referencia para continuar aprendiendo:

Fuentes recomendadas en español para seguir aprendiendo sobre auditorías y sistemas de gestión, con un enfoque práctico y basado en normativas internacionales como la ISO 19011:2018:

1. Norma ISO 19011:2018

• Título: Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.

2. Libro: Auditorías de Sistemas de Gestión: Guía Práctica para Auditores Internos

• Autor: Manuel E. Hernández.

3. Curso Online: Auditor Interno de Sistemas de Gestión Integrados (ISO 9001, 14001, 45001)

• Proveedores: TÜV Rheinland, SGS Academy o IRCA.

4. Revista Digital: Calidad y Gestión (Enfoque en Latinoamérica)

• Descripción:
  Publicación digital especializada en temas de calidad, mejora continua y sistemas de gestión. Ofrece artículos sobre auditorías, casos de éxito y buenas prácticas.
• Dónde leer:
  Disponible en línea en portales especializados.